Prozessoptimierung & Digitalisierung
– Prozessoptimierung ist das A und O in der heutigen Unternehmenswelt! Doch was genau versteht man darunter und wie profitieren Unternehmen davon?
Prozessoptimierung & Digitalisierung
– Prozessoptimierung ist das A und O in der heutigen Unternehmenswelt! Doch was genau versteht man darunter und wie profitieren Unternehmen davon?
Prozessoptimierung & Digitalisierung
– Prozessoptimierung ist das A und O in der heutigen Unternehmenswelt! Doch was genau versteht man darunter und wie profitieren Unternehmen davon?
Prozessoptimierung ist das A und O in der heutigen Unternehmenswelt, doch nicht anders steht es um die Digitalisierung. Dies ist jedoch kein Zufall, denn das Optimieren von Prozessen und die digitale Transformation stehen in einer engen Relation zueinander. Die Prozessoptimierung ist ein essenzieller Bestandteil der digitalen Transformation, während diese in der heutigen Zeit wiederum eine bedeutende Rolle für eine erfolgreiche Prozessoptimierung spielt.
Doch was genau ist Prozessoptimierung?
Unter dem Begriff Prozessoptimierung versteht man die strategische Analyse und Verbesserung von bestehenden Geschäftsabläufen. Das Ziel hierbei ist, mittels genauem analysieren und dokumentieren von Arbeitsabläufen Schwachstellen oder Lücken in Geschäftsprozessen zu finden. Diese können in Folge dessen gefüllt werden, um so die Effizienz von bestehenden Prozessen zu steigern.
Jedoch ist zu beachten, dass es sich bei diesem Prozess nicht nur um einfache Datenanalysen handelt, sondern im Zuge dessen einige Punkte beachtet werden müssen.
Wichtig hierbei ist, dass man einzelne, bestehende Arbeitsabläufe in einem Unternehmen nicht als solche sieht, sondern das gesamte Geschehen als großes Ganzes betrachtet. Im Zuge der Prozessoptimierung ist es maßgebend, Prozessanalyse branchenübergreifend und unabhängig von Hierarchien durchzuführen. So kann es sein, dass die Prozessanalyse ergibt, dass einzelne Schritte in Abläufen für das Erreichen der gesetzten Ziele überflüssig sind. und diese Prozesse grundlegend reformiert werden sollten.
Ein weiterer essenzieller Punkt, dem man sich bewusst sein sollte, ist, dass das Optimieren von Prozessen ein stetiger Prozess und keine einmalige Aufgabe ist. Das Leben unterliegt einem konstanten Wandel und somit auch die Unternehmenswelt. Gerade aufgrund der digitalen Transformation wird dieser Wandel noch rascher vorangetrieben. Somit ist es wichtig sich nicht auf der einmal vollbrachten Prozessoptimierung auszuruhen, sondern in regelmäßigen Abständen immer wieder Prozessanalysen zu vollziehen und bei Bedarf Unternehmensinterne Abläufe zu optimierten.
Allerdings ist hiermit nicht annähernd alles zum Thema Prozessoptimierung abgedeckt. Zum Beispiel bestehen immer noch Fragen zu Themenpunkte wie, „Inwieweit die Optimierung von Prozessen und die Digitalisierung dieser voneinander profitieren.“, „Was ist der Ablauf einer Prozessoptimierung?“ oder „Warum die Prozessoptimierung für Unternehmen so wichtig ist.“.
Wie bereits erwähnt, stehen die Prozessoptimierung und die Unternehmensdigitalisierung in einem engen Verhältnis zueinander.
Einerseits ist die Digitalisierung der heutigen Zeit auf einem Stand, der erlaubt, die Prozessoptimierung maßgebend zu beschleunigen und Prozessanalysen wesentlich genauer und auch aktueller durchzuführen. Andererseits ist die Digitalisierung und somit auch die Automatisierung das Resultat einer weitreichenden Prozessoptimierung. Diese Bereiche vereinen sich immer weiter untereinander, beeinflussen sich und bringen sich gegenseitig weiter voran, sodass ständige Verbesserungen absolut notwendig sind.
Doch inwieweit beeinflussen sich Prozessoptimierung und Digitalisierung nun?
Wie bereits erwähnt hat die Digitalisierung neue Möglichkeiten zur Prozessoptimierung mit sich gebracht, vor allem in den letzten Jahren. Unter anderem können Geschäftsprozesse teil- oder vollautomatisiert werden. Darüber hinaus können Sie durch die Analyse von Daten Verbesserungspotenziale aufdecken, wodurch Sie Prozesse optimieren, Kosten senken und manuelle Tätigkeit in der Praxis einschränken können.
Um eine Prozessoptimierung durchführen zu können, muss man sich erst mal im Klaren sein, wie der Ablauf dieser überhaupt funktioniert.
1.
Die allgemeine Prozessoptimierung erfolgt in mehreren Phasen. Wie schon angemerkt ist zu Beginn wichtig alle einzelnen Abläufe als großes ganzes zu sehen, bevor man sich über das Ziel der Optimierung genauer Gedanken macht. Auch wenn die Optimierungsziele von Unternehmen zu Unternehmen verschieden sind, kann man jedoch grundlegenden Wunsch der Verbesserungen in Bezug auf Kosten, Kommunikation, Zeitaufwand, Qualität, Ressource wie auch Produktivität oder Auslastung beobachten.
2.
Nach dem Vorbereiten aller grundliegenden Schritte muss eine Potenzialanalyse durchgeführt werden. Ziel der Potenzialanalyse ist es, festzustellen, welche Prozesse in einem ausgewählten Unternehmensbereich wirklich für eine Prozessoptimierung geeignet sind. Hierfür können verschiedene Methoden angewandt werden. Anschließend wird eine Problemdiagnose durchgeführt, um festlegen zu können an welchen Stellen des Prozesses Probleme auftreten. Aufgezeigt werden Probleme wie Engpässen, hohen Kosten, oder unter anderem Fehlerquellen. Anschließend werden die dargelegten Probleme zusammengefasst und beschrieben werden, wie diese verbessert werden können.
3.
Die nächste Phase besteht darin, die bestehenden Prozesse großflächig umzustrukturieren. Auch Strukturen wie zum Beispiel Organisations- und Managementsystem, Prozessketten oder auch Ressourcen sollten mit einbezogen werden.
4.
Dem folgt die praktische Umsetzung der neuen Strukturen und die Etablierung dieser im Unternehmen.
5.
Zuletzt ist es wichtig, die optimierten Prozesse zu beobachten. Somit kann festgestellt werden, ob weiterhin Probleme auftreten und ob die erwartete Verbesserung auch zu dem gewünschten Grad eintrifft.
Jetzt stellt sich nurmehr die Frage „Warum ist die Prozessoptimierung so wichtig für Unternehmen?“
Ähnlich wie bei der Digitalisierung ist es auch bei der Prozessoptimierung so, dass aufgrund dieser maßgebend die Effizienz gesteigert wird. Somit kann Kundenbedürfnissen besser entgegengekommen werden, es bleibt mehr Zeit neue Märkte zu erschließen und die generelle Produktivität der Mitarbeiter wird gesteigert, da so Aufgaben besser an die Auslastung der Mitarbeiter*innen angepasst werden können.
Prozessoptimierung ist das A und O in der heutigen Unternehmenswelt, doch nicht anders steht es um die Digitalisierung. Dies ist jedoch kein Zufall, denn das Optimieren von Prozessen und die digitale Transformation stehen in einer engen Relation zueinander. Die Prozessoptimierung ist ein essenzieller Bestandteil der digitalen Transformation, während diese in der heutigen Zeit wiederum eine bedeutende Rolle für eine erfolgreiche Prozessoptimierung spielt.
Doch was genau ist Prozessoptimierung?
Unter dem Begriff Prozessoptimierung versteht man die strategische Analyse und Verbesserung von bestehenden Geschäftsabläufen. Das Ziel hierbei ist, mittels genauem analysieren und dokumentieren von Arbeitsabläufen Schwachstellen oder Lücken in Geschäftsprozessen zu finden. Diese können in Folge dessen gefüllt werden, um so die Effizienz von bestehenden Prozessen zu steigern.
Jedoch ist zu beachten, dass es sich bei diesem Prozess nicht nur um einfache Datenanalysen handelt, sondern im Zuge dessen einige Punkte beachtet werden müssen.
Wichtig hierbei ist, dass man einzelne, bestehende Arbeitsabläufe in einem Unternehmen nicht als solche sieht, sondern das gesamte Geschehen als großes Ganzes betrachtet. Im Zuge der Prozessoptimierung ist es maßgebend, Prozessanalyse branchenübergreifend und unabhängig von Hierarchien durchzuführen. So kann es sein, dass die Prozessanalyse ergibt, dass einzelne Schritte in Abläufen für das Erreichen der gesetzten Ziele überflüssig sind. und diese Prozesse grundlegend reformiert werden sollten.
Ein weiterer essenzieller Punkt, dem man sich bewusst sein sollte, ist, dass das Optimieren von Prozessen ein stetiger Prozess und keine einmalige Aufgabe ist. Das Leben unterliegt einem konstanten Wandel und somit auch die Unternehmenswelt. Gerade aufgrund der digitalen Transformation wird dieser Wandel noch rascher vorangetrieben. Somit ist es wichtig sich nicht auf der einmal vollbrachten Prozessoptimierung auszuruhen, sondern in regelmäßigen Abständen immer wieder Prozessanalysen zu vollziehen und bei Bedarf Unternehmensinterne Abläufe zu optimierten.
Allerdings ist hiermit nicht annähernd alles zum Thema Prozessoptimierung abgedeckt. Zum Beispiel bestehen immer noch Fragen zu Themenpunkte wie, „Inwieweit die Optimierung von Prozessen und die Digitalisierung dieser voneinander profitieren.“, „Was ist der Ablauf einer Prozessoptimierung?“ oder „Warum die Prozessoptimierung für Unternehmen so wichtig ist.“.
Wie bereits erwähnt, stehen die Prozessoptimierung und die Unternehmensdigitalisierung in einem engen Verhältnis zueinander.
Einerseits ist die Digitalisierung der heutigen Zeit auf einem Stand, der erlaubt, die Prozessoptimierung maßgebend zu beschleunigen und Prozessanalysen wesentlich genauer und auch aktueller durchzuführen. Andererseits ist die Digitalisierung und somit auch die Automatisierung das Resultat einer weitreichenden Prozessoptimierung. Diese Bereiche vereinen sich immer weiter untereinander, beeinflussen sich und bringen sich gegenseitig weiter voran, sodass ständige Verbesserungen absolut notwendig sind.
Doch inwieweit beeinflussen sich Prozessoptimierung und Digitalisierung nun?
Wie bereits erwähnt hat die Digitalisierung neue Möglichkeiten zur Prozessoptimierung mit sich gebracht, vor allem in den letzten Jahren. Unter anderem können Geschäftsprozesse teil- oder vollautomatisiert werden. Darüber hinaus können Sie durch die Analyse von Daten Verbesserungspotenziale aufdecken, wodurch Sie Prozesse optimieren, Kosten senken und manuelle Tätigkeit in der Praxis einschränken können.
Um eine Prozessoptimierung durchführen zu können, muss man sich erst mal im Klaren sein, wie der Ablauf dieser überhaupt funktioniert.
1.
Die allgemeine Prozessoptimierung erfolgt in mehreren Phasen. Wie schon angemerkt ist zu Beginn wichtig alle einzelnen Abläufe als großes ganzes zu sehen, bevor man sich über das Ziel der Optimierung genauer Gedanken macht. Auch wenn die Optimierungsziele von Unternehmen zu Unternehmen verschieden sind, kann man jedoch grundlegenden Wunsch der Verbesserungen in Bezug auf Kosten, Kommunikation, Zeitaufwand, Qualität, Ressource wie auch Produktivität oder Auslastung beobachten.
2.
Nach dem Vorbereiten aller grundliegenden Schritte muss eine Potenzialanalyse durchgeführt werden. Ziel der Potenzialanalyse ist es, festzustellen, welche Prozesse in einem ausgewählten Unternehmensbereich wirklich für eine Prozessoptimierung geeignet sind. Hierfür können verschiedene Methoden angewandt werden. Anschließend wird eine Problemdiagnose durchgeführt, um festlegen zu können an welchen Stellen des Prozesses Probleme auftreten. Aufgezeigt werden Probleme wie Engpässen, hohen Kosten, oder unter anderem Fehlerquellen. Anschließend werden die dargelegten Probleme zusammengefasst und beschrieben werden, wie diese verbessert werden können.
3.
Die nächste Phase besteht darin, die bestehenden Prozesse großflächig umzustrukturieren. Auch Strukturen wie zum Beispiel Organisations- und Managementsystem, Prozessketten oder auch Ressourcen sollten miteinbezogen werden.
4.
Dem folgt die praktische Umsetzung der neuen Strukturen und die Etablierung dieser im Unternehmen.
5.
Zuletzt ist es wichtig, die optimierten Prozesse zu beobachten. Somit kann festgestellt werden, ob weiterhin Probleme auftreten und ob die erwartete Verbesserung auch zu dem gewünschten Grad eintrifft.
Jetzt stellt sich nurmehr die Frage „Warum ist die Prozessoptimierung so wichtig für Unternehmen?“
Ähnlich wie bei der Digitalisierung ist es auch bei der Prozessoptimierung so, dass aufgrund dieser maßgebend die Effizienz gesteigert wird. Somit kann Kundenbedürfnissen besser entgegengekommen werden, es bleibt mehr Zeit neue Märkte zu erschließen und die generelle Produktivität der Mitarbeiter wird gesteigert, da so Aufgaben besser an die Auslastung der Mitarbeiter*innen angepasst werden können.
Prozessoptimierung ist das A und O in der heutigen Unternehmenswelt, doch nicht anders steht es um die Digitalisierung. Dies ist jedoch kein Zufall, denn das Optimieren von Prozessen und die digitale Transformation stehen in einer engen Relation zueinander. Die Prozessoptimierung ist ein essenzieller Bestandteil der digitalen Transformation, während diese in der heutigen Zeit wiederum eine bedeutende Rolle für eine erfolgreiche Prozessoptimierung spielt.
Doch was genau ist Prozessoptimierung?
Unter dem Begriff Prozessoptimierung versteht man die strategische Analyse und Verbesserung von bestehenden Geschäftsabläufen. Das Ziel hierbei ist, mittels genauem analysieren und dokumentieren von Arbeitsabläufen Schwachstellen oder Lücken in Geschäftsprozessen zu finden. Diese können in Folge dessen gefüllt werden, um so die Effizienz von bestehenden Prozessen zu steigern.
Jedoch ist zu beachten, dass es sich bei diesem Prozess nicht nur um einfache Datenanalysen handelt, sondern im Zuge dessen einige Punkte beachtet werden müssen.
Wichtig hierbei ist, dass man einzelne, bestehende Arbeitsabläufe in einem Unternehmen nicht als solche sieht, sondern das gesamte Geschehen als großes Ganzes betrachtet. Im Zuge der Prozessoptimierung ist es maßgebend, Prozessanalyse branchenübergreifend und unabhängig von Hierarchien durchzuführen. So kann es sein, dass die Prozessanalyse ergibt, dass einzelne Schritte in Abläufen für das Erreichen der gesetzten Ziele überflüssig sind. und diese Prozesse grundlegend reformiert werden sollten.
Ein weiterer essenzieller Punkt, dem man sich bewusst sein sollte, ist, dass das Optimieren von Prozessen ein stetiger Prozess und keine einmalige Aufgabe ist. Das Leben unterliegt einem konstanten Wandel und somit auch die Unternehmenswelt. Gerade aufgrund der digitalen Transformation wird dieser Wandel noch rascher vorangetrieben. Somit ist es wichtig sich nicht auf der einmal vollbrachten Prozessoptimierung auszuruhen, sondern in regelmäßigen Abständen immer wieder Prozessanalysen zu vollziehen und bei Bedarf Unternehmensinterne Abläufe zu optimierten.
Allerdings ist hiermit nicht annähernd alles zum Thema Prozessoptimierung abgedeckt. Zum Beispiel bestehen immer noch Fragen zu Themenpunkte wie, „Inwieweit die Optimierung von Prozessen und die Digitalisierung dieser voneinander profitieren.“, „Was ist der Ablauf einer Prozessoptimierung?“ oder „Warum die Prozessoptimierung für Unternehmen so wichtig ist.“.
Wie bereits erwähnt, stehen die Prozessoptimierung und die Unternehmensdigitalisierung in einem engen Verhältnis zueinander.
Einerseits ist die Digitalisierung der heutigen Zeit auf einem Stand, der erlaubt, die Prozessoptimierung maßgebend zu beschleunigen und Prozessanalysen wesentlich genauer und auch aktueller durchzuführen. Andererseits ist die Digitalisierung und somit auch die Automatisierung das Resultat einer weitreichenden Prozessoptimierung. Diese Bereiche vereinen sich immer weiter untereinander, beeinflussen sich und bringen sich gegenseitig weiter voran, sodass ständige Verbesserungen absolut notwendig sind.
Doch inwieweit beeinflussen sich Prozessoptimierung und Digitalisierung nun?
Wie bereits erwähnt hat die Digitalisierung neue Möglichkeiten zur Prozessoptimierung mit sich gebracht, vor allem in den letzten Jahren. Unter anderem können Geschäftsprozesse teil- oder vollautomatisiert werden. Darüber hinaus können Sie durch die Analyse von Daten Verbesserungspotenziale aufdecken, wodurch Sie Prozesse optimieren, Kosten senken und manuelle Tätigkeit in der Praxis einschränken können.
Um eine Prozessoptimierung durchführen zu können, muss man sich erst mal im Klaren sein, wie der Ablauf dieser überhaupt funktioniert.
1.
Die allgemeine Prozessoptimierung erfolgt in mehreren Phasen. Wie schon angemerkt ist zu Beginn wichtig alle einzelnen Abläufe als großes ganzes zu sehen, bevor man sich über das Ziel der Optimierung genauer Gedanken macht. Auch wenn die Optimierungsziele von Unternehmen zu Unternehmen verschieden sind, kann man jedoch grundlegenden Wunsch der Verbesserungen in Bezug auf Kosten, Kommunikation, Zeitaufwand, Qualität, Ressource wie auch Produktivität oder Auslastung beobachten.
Nach dem Vorbereiten aller grundliegenden Schritte muss eine Potenzialanalyse durchgeführt werden. Ziel der Potenzialanalyse ist es, festzustellen, welche Prozesse in einem ausgewählten Unternehmensbereich wirklich für eine Prozessoptimierung geeignet sind. Hierfür können verschiedene Methoden angewandt werden. Anschließend wird eine Problemdiagnose durchgeführt, um festlegen zu können an welchen Stellen des Prozesses Probleme auftreten. Aufgezeigt werden Probleme wie Engpässen, hohen Kosten, oder unter anderem Fehlerquellen. Anschließend werden die dargelegten Probleme zusammengefasst und beschrieben werden, wie diese verbessert werden können.
2.
3.
Die nächste Phase besteht darin, die bestehenden Prozesse großflächig umzustrukturieren. Auch Strukturen wie zum Beispiel Organisations- und Managementsystem, Prozessketten oder auch Ressourcen sollten miteinbezogen werden.
Dem folgt die praktische Umsetzung der neuen Strukturen und die Etablierung dieser im Unternehmen.
4.
5.
Zuletzt ist es wichtig, die optimierten Prozesse zu beobachten. Somit kann festgestellt werden, ob weiterhin Probleme auftreten und ob die erwartete Verbesserung auch zu dem gewünschten Grad eintrifft.
Jetzt stellt sich nurmehr die Frage „Warum ist die Prozessoptimierung so wichtig für Unternehmen?“
Ähnlich wie bei der Digitalisierung ist es auch bei der Prozessoptimierung so, dass aufgrund dieser maßgebend die Effizienz gesteigert wird. Somit kann Kundenbedürfnissen besser entgegengekommen werden, es bleibt mehr Zeit neue Märkte zu erschließen und die generelle Produktivität der Mitarbeiter wird gesteigert, da so Aufgaben besser an die Auslastung der Mitarbeiter*innen angepasst werden können.