automatisierte Kreditorenbuchhaltung und Buchen von Bankauszügen

Die digitale Transformation ist mittlerweile ein täglicher Bestandteil des modernen Arbeitslebens. Zu gutem Grund, denn die wesentlichen Merkmale der digitalen Transformation sind unter anderem eine erhebliche Steigerung in Effizienz, maßgebende Kostensenkung und die Reduktion der Fehleranfälligkeit.

Jeder Bereich eines Unternehmens profitiert von der Digitalisierung. Auch wenn diese grundlegend manuell sind, kann damit die Effizienz maßgebend gesteigert und Abläufe nachhaltig verändert werden. Besonders im Finanzbereich sorgt die Digitalisierung für erhebliche Effizienzsteigerung. Bei manuellen Buchhaltungsprozessen muss viel Zeit für repetitive Arbeit aufgebracht werden, wie beispielsweise beim Verbuchen der eintreffenden Kreditorenrechnungen und den Bankkonten. Jedoch betrifft dies nicht nur Unternehmen im Finanzbereich, sondern ist für alle Unternehmen, unabhängig von deren Branche, relevant. Dies sind sehr zeitaufwändige Tätigkeiten. Trotzdem haben sie im Grunde nichts mit dem eigentlichen Geschäft und den Zielen des Unternehmens zu tun. – Frustrierend, nicht wahr?

Wäre es nicht großartig, sich nicht länger stundenlang mit dem Buchen von Kreditorenrechnungen und Bankauszügen abmühen zu müssen? Sie und Ihr Team könnten sich so nur auf Themen konzentrieren, die das Unternehmen wirklich voranbringen.

Die digitale Transformation ist mittlerweile ein täglicher Bestandteil des modernen Arbeitslebens. Zu gutem Grund, denn die wesentlichen Merkmale der digitalen Transformation sind unter anderem eine erhebliche Steigerung in Effizienz, maßgebende Kostensenkung und die Reduktion der Fehleranfälligkeit.

Jeder Bereich eines Unternehmens profitiert von der Digitalisierung, auch wenn diese grundlegend manuell sind, kann damit die Effizienz maßgebend gesteigert und Abläufe nachhaltig verändert werden. Besonders im Finanzbereich sorgt die Digitalisierung für erhebliche Effizienzsteigerung. Bei manuellen Buchhaltungsprozessen muss viel Zeit für repetitive Arbeit aufgebracht werden, wie beispielsweise beim Verbuchen der eintreffenden Kreditorenrechnungen und den Bankkonten. Jedoch betrifft dies nicht nur Unternehmen im Finanzbereich, sondern ist für alle Unternehmen, unabhängig von deren Branche, relevant. Dies sind sehr zeitaufwändige Tätigkeiten – dennoch haben sie im Grunde nichts mit dem eigentlichen Geschäft und den Zielen des Unternehmens zu tun. – Frustrierend, nicht wahr?

Während der gesamten Entwicklungszeit dieses ConnectOS Moduls wurde eng mit der Firma Optitax Steuerberatungs GmbH zusammengearbeitet. Deren gesamtes Knowhow als Steuerberater*innen und Buchhalter*innen hat maßgebend zur Umsetzung und effizientesten Auslegung dieses Teilbereichs beigetragen. Dank deren Wissen und mittels neuster Technologien, unter anderem Künstlicher Intelligenz, wurde die Möglichkeit geschaffen, den Prozess der Kreditorenbuchhaltung und der Bankbuchung vollständig zu automatisieren.

Wie bereits angemerkt, wirkt sich die Digitalisierung positiv auf Ihr Unternehmen aus – besonders auf Ihre Belegschaft. Einer der erheblichen Vorteile ist, dass  ConnectOS wiederkehrende und zeitraubende Arbeitsabläufe übernimmt. So können Sie und Ihr Team sich auf wichtigere Tätigkeiten konzentrieren, den Horizont Ihres Unternehmens erweitern und somit auch in neue Marktbereiche einsteigen. Dies ist nicht nur positiv für Ihre aktuelle Belegschaft, sondern auch für interessierte Bewerber*innen, da so neu Arbeitsstellen geschaffen werden.

Nun stellt sich nurmehr die Frage, wie das automatisierte Verbuchen von Kreditorenrechnungen und Bankkonten mit ConnectOS funktioniert und inwieweit sich dies von der manuellen, altbewährten Methode abhebt.

Jedes Unternehmen erhält monatlich eine unbestimmte Anzahl an Kreditorenrechnungen, welche herkömmlicherweise manuell durchgelesen, sortiert und in den zusammengehörigen Abschnitten gegliedert in ein entsprechendes Rechnungsjournal übertragen werden müssen. Oft handelt es sich um Rechnungen über mehrere Seiten. Das Bearbeiten dieser ist nicht nur ein sehr langwieriger, repetitiver Prozess, sondern ist auch sehr fehleranfällig.

Dank ConnectOS und der integrierten Künstlicher Intelligenz ist dieser mühselige Prozess nicht länger nötig. Ihre Eingangsrechnungen landen beispielsweise in Ihrem Mailpostfach, Ihrem ConnectOS Posteingang oder Sie laden ein Foto davon direkt in ConnectOS hoch. ConnectOS‘ KI wird auf die Rechnung aufmerksam, greift darauf zu und analysiert sie. Im Zuge dieses Prozesses, werden nicht gespeicherte Kreditoren samt zugehöriger Daten im Adressbuch gespeichert. Bankverbindungen werden entnommen und die Rechnungsmerkmale der Rechnung überprüft. Zudem extrahiert ConnectOS alle weiteren relevanten Daten, um daraus zu lernen.

Dies erklärt zwar den Arbeitsprozess, jedoch nicht, wie die Künstliche Intelligenz zu ihrem Wissen kommt. Somit stellt sich eine Frage. – Inwieweit kann man auf die KI vertrauen, dass diese die einzelnen Rechnungen und Belege auch richtig verarbeitet?

Je mehr Daten der KI also zur Verfügung stehen, desto schneller erkennt diese ein Muster und kann dieses Wissen auf zukünftige Daten anwenden. Ist sich ConnectOS in einem Punkt der Verarbeitung nicht sicher, so erhalten Sie eine Nachricht via PM, die Sie einfach per Knopfdruck beantworten können. Somit lenken Sie die KI in die richtige Richtung. Anfangs verlangt diese häufiger nach einer Rückmeldung, jedoch benötigt ConnectOS mit der Zeit immer weniger und weniger Informationen, bis Sie und Ihr Team lediglich als Kontrollfunktion fungieren. Natürlich wird dies auch dokumentiert, sobald die Buchung abgeschlossen wurde.

Noch einfacher funktioniert die Bankverbuchung. Hierbei müssen Sie einfach Ihre Auszüge als PDF oder CSV in ConnectOS hochladen und die entsprechende Bank aus Ihren verwalteten Bankkonten auswählen. – Der Rest erledigt sich von selbst! Wie auch bei der Kreditorenbuchhaltung werden Sie via PM informiert, falls ConnectOS eine Frage hat.

Der gesamte Prozess der automatisierten Buchführung passiert vollständig im Hintergrund, während Sie und all Ihre Mitarbeiter sich vollkommen auf Tätigkeiten konzentrieren können, die das Unternehmen zur Realisierung dessen Ziele führt. Das einzige Manuell zu erledigende ist, einen Button mit JA oder NEIN zu klicken.